e-Tax Invoice เรื่องที่ธุรกิจยุค 4.0 ต้องรู้

E-Tax invoice by E-mail คือ

การจัดทำใบกำกับภาษีรวมถึงใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ ให้อยู่ในรูปของอิเล็กทรอนิกส์ (E-Tax invoice) ที่มีการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (Electronic signature) แล้วทำการส่งผ่านระบบกลางของ สพธอ. (ETDA) เพื่อประทับรับรองเวลา (Time Stamp) ด้วยจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (E-mail)

ข้อดีคือ ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มสามารถลดต้นทุนเกี่ยวกับการจัดทำ จัดเก็บและ จัดส่งใบกำกับภาษีได้ เนื่องจากเลือกได้ว่าไม่ต้องจัดทำและจัดเก็บในรูปแบบกระดาษ แต่จัดทำและจัดเก็บในรูปไฟล์อิเล็กทรอนิกส์แทน และไม่ต้องทำการจัดส่งเอกสารในรูปกระดาษให้ลูกค้าแล้ว เพราะส่งผ่านอีเมล์ได้เลยครับ และสามารถใช้ประโยชน์ได้เหมือนใบกำกับภาษีที่ออกเป็นกระดาษได้ทุกประการ

ขนาดธุรกิจที่ต้องดำเนินการ e-Tax Invoice  มีดังนี้

▸ผู้ประกอบการ รายใหญ่ รายได้ > 500 ล้าน

▸ผู้ประกอบการ รายกลาง 30 ล้าน < รายได้ ≤ 500 ล้าน

▸ส่วนราชการ ทั้งหมด

▸องค์การหรือสถานสาธารณกุศล ตามมาตรา 47(7)(ข) แห่งประมวลรัษฎากร

โดยผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปีภาษี หรือต่อรอบระยะเวลาบัญชี และถ้าไม่ใช้งานระบบ e-tax Invoice นี้ ทางผู้ประกอบการยังคงออกใบกำกับภาษีเป็นกระดาษได้ หรือสามารถใช้ควบคู่กัน กับวิธีการออกใบกำกับภาษีที่เป็นกระดาษได้เช่นกัน

วิธีจัดทำและส่งมอบใบกำกับภาษี

1. ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ต้องเป็นไฟล์ประเภท PDF Excel หรือ Words (.pdf, .xls, xlsx, .doc, .docx) แต่วันที่ 1 ก.ค. 2561 เป็นต้นไปใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ต้องจัดอยู่ในรูปแบบของ PDF/A-3 เท่านั้น
2. ใบกำกับภาษี 1 ฉบับต้องจัดทำเป็นไฟล์ 1 ไฟล์เท่านั้น
3. ไฟล์ต้องมีขนาดไม่เกิน 3MB
4. ไฟล์ต้องไม่ถูกเข้ารหัส หรือใส่พาสเวิร์ด
5. ผู้ออกใบกำกับภาษี (ผู้ขาย) ใช้อีเมล์ที่ลงทะเบียนไว้กับกรมสรรพากร ส่งอีเมล์แนบไฟล์ใบกำกับภาษี โดยส่งให้ผู้ซื้อ (ระบุได้ 1 อีเมล์เท่านั้น) และสำเนาถึง (E-mail CC) ระบบกลางของ สพธอ. (ETDA) หรืออีเมล์ csemail@etax.teda.th
6. อีเมล์ 1 ฉบับสามารถส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ได้เพียง 1 ฉบับเท่านั้น
7. หัวข้ออีเมล์ ต้องมีรูปแบบและลำดับอย่างถูกต้อง ยกตัวอย่างเช่น ต้องการส่งใบกำกับภาษีลงวันที่ 12 มกราคม 2561 เลขที่ใบกำกับภาษี INV2018010001 ต้องระบุหัวข้ออีเมล์เป็น [12012561][INV][INV2018010001] ซึ่งลักษณะของการตั้งหัวข้ออีเมล์จะต้องมีวงเล็บปีกกา “[ ]” ในการระบุชื่อเรื่อง และไม่เว้นวรรคระหว่างวงเล็บปีกกากับตัวอักษร ในส่วนของการส่งใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ หรือการยกเลิกใบกำกับภาษีและส่งใบกำกับภาษีใบใหม่ต้องตั้งหัวข้อแตกต่างกันออกไปเช่นกัน
8. เมื่อใบกำกับภาษีได้รับการประทับรับรองเวลาแล้ว ระบบจะทำการจัดส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่มีการประทับรับรองเวลาไปยังผู้ออกใบกำกับภาษี และผู้ซื้อหรือผู้รับบริการ ซึ่งถือว่าเป็นใบกำกับภาษีที่ถูกต้อง

ข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์จะถูกประทับรับรองเวลาและจัดเก็บในฐานข้อมูล พร้อมส่งให้แก่ "ผู้ขาย" และ "ผู้ซื้อ"  เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม ตามระเบียบของกรมสรรพากร ต้นฉบับใบกำกับภาษีจะต้องส่งมอบให้ผู้ซื้อ และสำเนาต้องเก็บไว้ที่ผู้ขาย หากเป็นการจัดทำและส่งด้วยวิธีอิเล็กทรอนิกส์จะถือว่าเป็นต้นฉบับทุกcopy ดังนั้นทั้งผู้ซื้อและผู้ขายจะต้องจัดเก็บใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับการประทับรับรองเวลา รวมถึง e-mail ที่ได้รับจากระบบด้วย

**หากเป็นผู้ประกอบการที่ส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์แล้ว ยังสามารถออกใบกำกับภาษีแบบกระดาษได้ทั้ง 2 รูปแบบแต่ต้องกำหนดไว้ในรายงานภาษีซื้อและรายงานภาษีขายว่าใบกำกับภาษีใดออกโดยวิธีใด**

ประเภทรูปแบบของไฟล์ 

▸Microsoft Word (.doc, .docx)

▸Microsoft Excel (.xls, .xlsx)

▸Portable Document Format (.pdf)

ทั้งนี้ ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม พ.ศ. 2561 เป็นต้นไป ผู้ประกอบการจดทะเบียนจะต้องบันทึกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ให้อยู่ในรูปของไฟล์ PDF/A-3 เท่านั้น

อ่านข้อมูลและรายละเอียดเพิ่มเติม ได้ที่   เว็บกรมสรรพากร https://etax.rd.go.th/etax_staticpage/app/index.html#/index/main#top

ที่มา 1 https://www.mangoconsultant.com/th/news-knowledge/knowledge/258-e-tax-invoice

ที่มา 2 https://flowaccount.com/blog/?p=2920